#ACTS

Source

Universitas Multimedia Nusantara melalui Mahasiswa Public Relations ‘08

Message

Aware, Care to Share (#ACTS) sebuah program Corporate Social Responsibility kepada SDN Cihuni 1 dan 2 untuk membangun community relations yang lebih baik antara masyarakat desa sekitar dengan UMN sebagai organisasi. Key Message yang sekaligus menjadi tagline program ini mengajak para stakeholders untuk aware terhadap lingkungan sekitar, lalu setelah mereka aware kami membawa mereka untuk bersimpati dengan care untuk kemudian mengajak mereka berempati dengan cara share.

Channel

Stand #ACTS di lobby UMN, WOM, Twitter, BlackBerry Messenger

Receiver

Masyarakat sekitar Desa Cihuni (termasuk warga sekolah), Civitas Academica UMN, Masyarakat Serpong dan sekitarnya.

Feedback

Mahasiswa dan dosen UMN sangat banyak menyumbang dana dan tenaga untuk program ini melebihi ekspektasi sebelumnya, pihak sekolah SDN Cihuni merasa program #ACTS sangat bermanfaat bagi pengembangan potensi baik guru dan murid secara khusus maupun masyarakat desa pada umumnya.

Noise

Sosialisasi program yang kita adakan terlalu BUZZ sehingga ada beberapa pihak yang merasa hal tersebut menjadi annoying, perbedaan kultur menyebabkan beberapa masalah komunikasi antara kami dengan pihak SDN meskipun bisa tertangan dengan sangat baik, jumlah peserta ditambah panitia yang begitu banyak menyebabkan sedikit kekacauan baik pada saat pra-event maupun ketika pelaksanaan.

Research

Berdasarkan program CSR Road to UMN 2010 tahun lalu yang dilakukan oleh PR’07, kami memutuskan untuk melanjutkan program tersebut dengan jumlah peserta yang lebih besar, konsep yang lebih tepat, serta manfaat yang lebih banyak. Riset yang kami lakukan sebelum memulai membuat konsep event ini adalah meminta senior dan dosen CSR kami untuk berbagi pengalaman tentang event tahun lalu untuk mengetahui apa saja yang telah mereka lakukan. Selain itu kami juga melakukan riset dengan survey langsung ke SDN Cihuni 1 dan 2 untuk mengetahui insight mereka serta mendata apa saja yang sebenarnya dibutuhkan oleh mereka. Dari sana diketahui bahwa berdasarkan event tahun lalu yang hanya melibatkan SDN Cihuni 2 (depan kampus), ternyata SDN Cihuni 1 yang letaknya agak jauh dibelakang kampus juga ingin dilibatkan (dengan kata lain mereka iri) dalam event CSR UMN yang selanjutnya. Dengan begitu, kami langsung segera menjalin komunikasi yang lebih intensif dengan SDN Cihuni 1. Berdasarkan riset yang kami lakukan, para siswa SDN Cihuni memerlukan kemampuan yang lebih di bidang Bahasa Inggris dan pemahaman Teknologi Informasi untuk dapat bersaing dengan lingkungan yang sudah jauh lebih maju.

Design

Untuk menindaklanjuti hasil riset, kami mulai mendesain konsep acara yang sesuai dengan kebutuhan SDN Cihuni. Dan dengan berbagai macam pertimbangan akhirnya desain event kami jatuh pada konsep Play and Learn, dimana anak-anak bisa belajar sambil bermain mulai dari Bahasa Inggris hingga pengenalan teknologi. Serta untuk guru akan kami berikan workshop seperti tahun lalu. Kesemuanya itu terangkum dalam nama event “Road to UMN 2011: Aware, Care to Share (#ACTS)”.

Planning

Rancana kegiatan yang kami susun di dalam event ini adalah membuat beberapa game edukasi yang secara interaktif dapat menambah pengetahuan sekaligus mengasah kemampuan kerjasama mereka dengan para peserta yang lainnya baik dengan adik atau kakak kelas, siswa Cihuni 1 dan 2, maupun dengan para PICnya karena mereka semua dicampur-campur. Dan untuk workshop guru, kami menyiapkan dosen sebagai pelatih mereka.

Coordinating

Kami berkoordinasi dengan panitia yang lain serta para volunteer untuk di brief tentang bagaimana acara ini akan berjalan. Selain itu kami juga melakukan koordinasi dengan pihak sekolah mengenai bagaimana berjalannya hari H serta memberitahukan pihak rektorat akan adanya event ini. Dan untuk workshop guru, kami menyiapkan dosen sebagai pelatih mereka, yaitu Pak Eko, Bu Jouce, dan Bu Niknik.

Evaluating

Secara keseluruhan event #ACTS berjalan dengan sangat baik bahkan beyond expectation, hanya saja perlu diperhatikan beberapa hal yang menjadi batu ganjalan baik pada pra, H, maupun pasca acara. Yang menonjol pada saat pra event adalah kurang baiknya koordinasi antara panitia inti mahasiswa PR’08 dengan para volunteer yang pada akhirnya dapat diselesaikan dengan sempurna. Ketika hari pelaksanaan, acara molor 15 menit namun dengan back up plan yang dibuat oleh tim acara, #ACTS tetap bisa tepat waktu. Dan untuk pasca event, kami terlalu lambat dalam melanjutkan rangkaian kegiatan #ACTS selanjutnya karena terganjal waktu UAS.

Pelaporan

Road to UMN 2011: Aware, Care to Share (#ACTS) adalah sebuah program Corporate Social Responsibility yang dijalankan oleh Mahasiswa Program Studi Public Relations angkatan 2008 Universitas Multimedia Nusantara untuk menjalin hubungan yang baik antara organisasi dan komunitas masyarakat sekitar kampus terutama SDN Cihuni 1 dan SDN CIhuni 2 pada khususnya. Tagline program ini mengajak para stakeholders dan target audience untuk aware terhadap lingkungan sekitar, lalu setelah mereka aware kami membawa mereka untuk bersimpati dengan care untuk kemudian mengajak mereka berempati dengan cara share.

Dalam program #ACTS ini saya adalah mahasiswa PR’08 sebagai panitia inti yang masuk ke dalam divisi acara atau konseptor konten program. Di divisi ini saya bersama ketiga teman lainnya yaitu Albert, Andrew, dan Paulina bekerjasama untuk mengonsepkan isi acara secara keseluruhan mulai dari pre-event hingga post-event. Saya dan Albert dibantu oleh mahasiswa PR’09 khusus untuk mengurus konsep acara bagian anak-anak yang luar biasa effortnya karena melibatkan peserta dan panitia outsource dalam jumlah yang sangat besar, sementara Andrew dan Paulina mengurusi konsep acara bagian Workshop Guru.

Berikut adalah analisis penilaian kinerja #ACTS secara keseluruhan dari sudut pandang saya sebagai panitia divisi acara.

Pada tahap awal, divisi acara berkonsultasi dengan dosen CSR dan senior-senior kami mahasiswi PR’07 yang juga menjalankan program CSR tahun lalu. Berdasarkan berbagai macam pertimbangan, jatuhlah pilihan kami untuk melanjutkan program Road to UMN dimana kami mengajak para stakeholders untuk lebih dekat dengan UMN yang dalam hal ini siswa maupun guru SDN Cihuni yang dapat menjadi opinion leader bagi masyarakat sekitar untuk memberikan paradigm bahwa UMN concern terhadap kepedulian sosial yang menyangkut komunitas sekitar kampus. Berdasar pada hal tersebut itulah kami tim acara mulai meriset dan survey ke SDN Cihuni untuk melihat sekaligus mendata apa sajayang mereka butuhkan agar program yang kami buat tepat guna. Dari hasil riset yang kami lakukan, para siswa SDN Cihuni memerlukan kemampuan yang lebih di bidang Bahasa Inggris dan pemahaman Teknologi Informasi untuk dapat bersaing dengan lingkungan yang sudah jauh lebih maju.

Setelah mendapatkan data-data yang cukup, kami mulai memikirkan konsep apa yang bisa dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan mereka yang akhirnya jatuh pada Play and learn. Saya sebagai tim acara membuat tagline program ini karena saya dipercaya sebagai orang yang cukup ahli dalam bidang copywriting yaitu “Aware, Care to Share” yang disingkat ACTS atau dengan hashtag #ACTS untuk sosialisasi melalui medium Twitter lengkap dengan filosofi dibalik maknanya yaitu mengajak para stakeholders dan target audience untuk aware terhadap lingkungan sekitar, lalu setelah mereka aware kami membawa mereka untuk bersimpati dengan care untuk kemudian mengajak mereka berempati dengan cara share. Setelah nama event, tema kegiatan, dan konsep acara sudah fixed, kami juga membuat konsep untuk sosialisasi program ini dengan menggunakan berbagai medium. Medium-medium tersebut kami gunakan untuk meningkatkan awareness agar target audience mau berdonasi diantaranya melalui stand #ACTS di lobi untuk program Donasi untuk Adopsi, menyuruh sukarelawan menggunakan seraga SD untuk mendapatkan perhatian lebih, hingga meletakkan box-box Coins for Cihuni di stand-stand pada Bazaar makanan Maylicious yang ada sejak 4 hhari sebelum event ini diselenggarakan.

      Dalam membantu sosialisasi, saya membuat akun Twitter @UMN_CSR sebagai medium informasi utama bagi program #ACTS kepada para civitas academica UMN untuk kemudian saya serahkan kepada tim publikasi untuk melanjutkan sosialisasinya. Di Twitter saya juga membantu mengampanyekan #ACTS melalui akun independen dengan jumlah follower civitas academica UMN terbanyak hingga lebih dari 700 followers saat itu, @UMNevents, yang saya admini sendiri dan cukup efektif untuk membangun awareness para target audience terhadap program kami ini hingga banyak sekali yang berminat untuk ikut terlibat langsung baik dengan cara berdonasi maupun menjadi volunteer. Dari akun tersebut juga saya menciptakan kata “Donasi untuk Adpsi” sebagai earcatcher dari konsep penggalangan dana besutan Ibu Tuti.

      Dalam setiap briefing dengan panitia inti dan panitia keseluruhan, saya juga selalu menjadi orang yang incharge untuk menjelaskan mekanisme event yang akan diselenggarakan. Hingga hari H tiba, saya sebagai panitia yang incharge  di SDN Cihuni 1 menjemput dan bertanggung jawab atas penjemputan anak-anak SDN Cihuni 1 hingga sampai dengan selamat di UMN dengan berjalan kaki dengan menempuh jarak 2Km dalam waktu setengah jam. Ketika event dimulai, saya bersama Albert bertanggung jawab pada kegiatan Play and Learn anak-anak SDN Cihuni sementara panitia divisi acara yang lain, Andrew dan Paulina, bertanggung jawab atas kegiatan Workshop untuk para guru SDN Cihuni.

Road to UMN 2011 akhirnya berhasil terselenggara dengan sangat baik berkat kerjasama yang luar biasa dari semua stakeholders yang terlibat dalam event ini. Evaluasinya adalah gunakanlah pelajaran yang sudah kita pelajari dari pengalaman terdahulu.  Pelajaran ini saya dapatkan ketika menghadapi pihak sekolah baik SDN Cihuni 1 maupun SDN Cihuni 2. Padahal senior kami PR’07 sudah menjelaskan bahwa pihak SDN Cihuni lebih prefer kepada orang-orang pribumi untuk berkomunikasi secara intensif dengan mereka. Saat saya dan Didit incharge di SDN Cihuni 1, kami mendapat sambutan yang sangat hangat dari pihak sekolah baik oleh kepala sekolahnya Pak Anwar maupun para gurunya hingga siswa-siswinya. Namun perlakuan berbeda didapatkan oleh Andrew dan Albert yang incherge di Cihuni 2 yang seharusnya sudah lebih dekat dengan mahasiswa UMN karena tahun lalu pihak sekolah sudah dilibatkan dalam Road to UMN, mereka agak kurang welcome dengan kedatangan pihak UMN. Selidik punya selidik, ternyata memang benar bahwa warga daerah desa Cihuni masih agak rasis sesuai dengan [engalaman tahun lalu. Kesalahan tersebut segra kami perbaiki dengan mengubah strategi pendekatan terhadap pihak SDN Cihuni 2 yaitu saya dan Didit sebagai orang pribumi juga akhirnya incharge juga disana untuk melakukan lobi. Hasil yang cukup baik segera kami dapatkan setelah saya dan Didit juga melakukan komunikasi intensif dengan Pak Slamet selaku Kepala Sekolah Dasar CIhuni 2 sehingga program kami ini dapat diterima dengan baik dan sekolah juga bersedia untuk dilibatkan lagi dalam Road to UMN 2011. Setelah semua hubungan berjalan dengan baik, barulah kami melakukan riset mengenai apa saja yang sebenarkan dibutuhkan masing-masing sekolah. Dari sini juga saya belajar bahwa meng-entertain stakeholders sangat efektif untuk menggolkan sebuah program. Untuk stakeholders internal juga saya mempelajari bahwa arogansi akan membawa image yang buruk. Hal ini tejadi ketika dalam briefing untuk para volunteer salah satu panitia inti menegaskan bahwa semua panitia tidak mendapatkan makan dan minum serta penghargaan lainnya seperti sertifikat ataupun souvenir yang menyebabkan semangat para volunteer menjadi down dan mengubah persepsi mereka bahwa sepertinya mereka yang butuh kita bukan kita yang butuh mereka. Sontak saja persepsi ini sampai ditelinga kami dan kami segera berusaha mencari solusi untuk meredam persepsi negative tersebut. Akhirnya kami melakukan beberapa inovasi untuk meeting management dalam briefing panitia selanjutnya yaitu dengan memberitahu bahwa program ini beruntung berhasil menggalang dana yang sangat besar sehingga para panitia bisa mendapatkan makan dan minum serta sertifikat. Merekapun bersyukur dan kembali semangat, terlihat ketika hari H dimana mereka sangat antusias untuk mengayomi anak-anak SDN Cihuni. Selain volunteer, masalah yang kami hadapi yang juga menyangkut stakeholders internal adalah pandangan sinis dari para kritikus pasif (biasanya anak jurnal) yang salah mempersepsikan program #ACTS. Namun akhirnya kesinisan tersebut dapat segera kami redam dengan memberikan pengertian-pengertian mendalam tentang program #ACTS ini dan melibatkan secara langsung beberapa anak jurnalistik. Lessons learned selanjutnya adalah jangan mempersiapkan segala sesuatu secara mendadak. Salah satu contohnya adalah saat Kaprodi Ilmu Komunikasi Ibu Bertha diminta untuk melukiskan ucapan terimakasih untuk SDN Cihuni di atas kanvas beliau salah menuliskan akronim #ACTS sehingga harus diulangi lagi. Lalu saat foto-foto bersama juga kurang dikoordinasikan sehingga terlalu banyak yang miss pada sesi tersebut. Makanan juga cukup menjadi perhatian karena Hoka-Hoka Bento menyebabkan sakit perut pada beberapa anak SDN Cihuni karena mereka belum terbiasa memakan mayonnaise yang asam. Untungnya pihak sekolah tidak terlalu mempermasalahkan karena manfaat program ini jauh lebih besar dibanding mudaharat yang tidak sengaja ditimbulkan.

Untuk para penerus, kami mahasiswa PR’08 berharap besar untuk junior-junior agar dapat melanjutkan program Road to UMN: Aware, Care to Share (#ACTS). Entah dengan konsep atau target yang diubah sedemikian rupa, tetapi tagline #ACTS ini bisa terus dipertahankan secara berkesinambungan dalam program-program CSR selanjutnya. Karena #ACTS merupakan key messages yang sangat kuat dan sudah sangat melekat dalam benak para stakeholders baik internal maupun eksternal sebagai semangat dan ‘pengingat’ setiap program CSR yang dijalankan oleh mahasiswa UMN. Sehingga nantinya #ACTS akan dikenal oleh masyarakat luas sebagai identitas dan diidentikkan dengan UMN yang concern akan kepedulian sosial melalui program CSRnya.

Penghargaan yang setinggi-tingginya juga kami berikan kepada Pak Dani selaku dosen CSR dan Ibu Tuti selaku dosen Event Management yang menjadi pencerah bagi kami untuk menjalankan event ini, tanpa Kalian mungkin #ACTS tidak akan berjalan sesuai dengan harapan dan tepat sasaran.

#ACTS!! Aware, Care to Share!!