Road to UMN 2011: Aware, Care to Share (#ACTS)

#ACTS

Road to UMN 2011: Aware, Care to Share (#ACTS) adalah sebuah program Corporate Social Responsibility yang dijalankan oleh Mahasiswa Program Studi Public Relations angkatan 2008 Universitas Multimedia Nusantara untuk menjalin hubungan yang baik antara organisasi dan komunitas masyarakat sekitar kampus terutama SDN Cihuni 1 dan SDN CIhuni 2 pada khususnya. Tagline program ini mengajak para stakeholders dan target audience untuk aware terhadap lingkungan sekitar, lalu setelah mereka aware kami membawa mereka untuk bersimpati dengan care untuk kemudian mengajak mereka berempati dengan cara share.
Dalam program #ACTS ini saya adalah mahasiswa PR’08 sebagai panitia inti yang masuk ke dalam divisi acara atau konseptor konten program. Di divisi ini saya bersama ketiga teman lainnya yaitu Albert, Andrew, dan Paulina bekerjasama untuk mengonsepkan isi acara secara keseluruhan mulai dari pre-event hingga post-event. Saya dan Albert dibantu oleh mahasiswa PR’09 khusus untuk mengurus konsep acara bagian anak-anak yang luar biasa effortnya karena melibatkan peserta dan panitia outsource dalam jumlah yang sangat besar, sementara Andrew dan Paulina mengurusi konsep acara bagian Workshop Guru.
Berikut adalah analisis penilaian kinerja #ACTS secara keseluruhan dari sudut pandang saya sebagai panitia divisi acara.
1. Achievement
Hal-hal positif yang saya dapatkan dari diselenggarakannya #ACTS adalah yang paling besar dirasakan tentunya kerjasama. Karena dengan adanya kebutuhan untuk saling ketergantungan antara panitia satu dengan panitia lain begitu besar sehingga membutuhkan komunikasi yang intensif baik intradivisi maupun antardivisi untuk mengindari terjadinya miskomunikasi agar program ini bisa berjalan dengan baik. #ACTS berhasil terselenggara dengan melibatkan lebih dari seratus panitia yang membutuhkan koordinasi yang tidak hanya intens, tetapi juga mendalam. Dari sinilah saya belajar mengonsepkan sebuah acara mulai dari game, konsumsi yang sesuai, souvenir untuk anak-anak, peralatan yang dibutuhkan, hingga mengatur panitia lain yang berada dibawah divisi acara untuk mereka mengerti dan menjalankan tugas mereka masing-masing dengan baik.
Selain kerjasama, saya juga mendapatkan pelajaran bagaimana memanage waktu dengan baik karena ada beberapa event berbeda yang harus saya kelola berbarengan dengan program ini, diantaranya #Maylicious I’M KOM Temptation sebuah bazaar makanan yang dilaksanakan oleh I’M KOM selama tepat 3 hari berturut-turut dimana saya sebagai pengurus juga masuk sebagai panitianya dan event Banten Indie Documenter Festival yang saat itu juga sedang saya kelola bersama komunitas alumnus SMA Negeri 8 Tangerang. Meskipun saat itu sangat hectic sekali, tapi saya tetap berusaha untuk membagi waktu untuk beberapa event besar tersebut dengan cukup baik dan hasil yang memuaskan.
Saya juga mendapatkan apresiasi yang begitu besar untuk kontribusi dalam program ini dimana tagline yang saya buat yaitu Aware, Care to Share termasuk juga filosofinya (mengajak para stakeholders dan target audience untuk aware terhadap lingkungan sekitar, lalu setelah mereka aware kami membawa mereka untuk bersimpati dengan care untuk kemudian mengajak mereka berempati dengan cara share) disenangi oleh semua orang dan dianggap sangat tepat untuk merepresentasikan program CSR Road to UMN 2011 ini. Tagline ini juga sekalugus mengukuhkan skill saya di bidang copywriting di mata teman-teman.
Kebersamaan menjadi faktor positif yang dapat kami rasakan. Karena program ini melibatkan banyak mahasiswa dan mahasiswi dari jurusan dan angkatan yang berbeda, jadi saya bisa lebih banyak mengenal junior-junior yang menjadi volunteer #ACTS ini. Tidak hanya sampai ketika briefing event ini saja, melainkan juga hingga pasca-event ini banyak panitia yang saling mengenal dan tetap keep in touch. Lalu agak kaget juga ketika melihat anak-anak UMN yang menjadi sangat royal untuk memberikan donasi terhadap program kami ini hingga menyebabkan #ACTS menjadi sangat berhasil tanpa budget yang dipress sedemikian rupa, bahkan sisanya juga masih sangat banyak. Baik panitia inti, volunteer, maupun donator sangat senang untuk terlibat langsung dalam program #ACTS karena yang ditekankan disini adalah slogan “This is not about join us, this is about together we #ACTS”.
Dan achievement terbesar yang saya rasakan adalah ketika anak-anak memulai permainan dan mereka begitu antusias mengikuti semua kegiatan Play n Learn yang telah kami ciptakan. Perasaan merinding karena bahagia menjalar kesuluruh tubuh saat saya mulai berkeliling untuk memantau jalannya program #ACTS dan melihat anak-anak SDN Cihuni bermain sambil belajar membuat saya merasa konsep yang kami buat sangat tepat. Semoga hasil tersebut dapat memberikan semangat bagi mereka untuk bisa lebih dan jauh lebih baik lagi dari saat ini dan tidak berhenti belajar. Belum lagi komentar para guru atas program ini yang luuar biasa positif dan sangat mengiginkan program yang berkelanjutan. #ACTS kami buat bukan untuk mendapatkan nilai semata tetapi pada dasarnya memang murni untuk memberikan ‘sesuatu’ bagi mereka yang kurang mampu, jadi wajar saja jika saya merasa sangat luar biasa bahagia ketika mengetahui program ini berhasil berjalan dengan sangat baik. Puncaknya adalah disaat semua selesai dan Pak Dani mengatakan “BEYOND EXPECTATION!” yang berarti bahwa berjalannya program ini sangat baik hingga sudah melebihi harapan dari yang kita bayangkan sebelumnya.

2. Improvement
Hal-hal yang perlu ditingkatkan lagi diantaranya adalah koordinasi antara panitia inti dan volunteer, panitia inti dan pihak rektorat UMN, panitia inti dan building management UMN, panitia inti dan stakeholder internal, serta panitia inti dan komunitas setempat terutama pihak SDN Cihuni. Karena banyak kekurangan dalam hal koordinasi terutama dengan pihak internal kampus sendiri dimana masih banyak pihak staf dan rektorat yang belum mengetahui diadakannya program ini sehingga pada saat hari H tidak ada petinggi seperti Rektor atau paling tidak Pelaksana Harian Rektor yang datang dan mendukung secara langsung. Belum lagi ada beberapa pihak terutama para mahasiswa kritikuspasif yang sinis terhadap program ini karena menganggap #ACTS adalah program yang diadakan oleh UMN sebagai program marketingnya sehingga mereka mempresepsikan secara negatif. Komunikasi mengenai program ini seharusnya dilakukan secara jauh-jauh hari kepada pihak internal kampus agar tidak terjadi mispersepsi mengingat waktu kami untuk menyosialisasikan program ini sangat sempit sehingga komunikasi yang terlalu BUZZ disaat-saat awal karena panik menghadapi waktu yang semakin dekat membuat sosialisasi kami jadi terasa annoying.
Keterbatasan waktu itu jugalah yang membuat kami bekerja agak ‘sporadis’ karena persiapan yang sangat sempit. Hal ini dikarenakan perubahan konsep CSR yang akan kami lakukan dulunya bukan melanjutkan program CSR Road UMN yang terdahulu dilakukan oleh para senior kami, tetapi terlalu lama berkutat memikirkan konsep apa yang baik sampai agak lama stuck di event fun bike. Kami baru bisa mulai bekerja secara efektif setelau UTS untuk mengebut program #ACTS ini. Kedepannya waktu juga harus diperhatikan dan program apa yang ingin dijalankan harus ditetapkan jauh-jauh hari.
Medium sosialisasi yang kami gunakan juga masihbisa dikembangkan lagi bila waktunya tidak terlalu sempit. Medium sosialisasi melalui akun Twitter @UMN_CSR contohnya, yang akhirnya baru saya buat atas mandat dari pimpro ketika dua minggu sebelum hari H sehingga masih kurang efektif untuk meng-engaged target audience terhadap #ACTS terlihat dari followersnya yang masih sangat sedikit hanya sampai 60-an saja sampai hari H. Hal ini disebabkan karena adanya perdebatan dalam penggunaan medium sosialisasi apakah akan membuat akun Twitter baru untuk program ini atau tidak. Padahal akun Twitter akan sangat efektif untuk meningkatkan awareness para target audience jika dilakukan sosialisasi jauh-jauh hari. Beruntung ada akun @UMNevents dengan followers lebih dari 700 civitas academica UMN ketika itu yang saya gawangi sendiri sangat efektif untuk lebih dulu membangun awareness sehingga banyak yang mengetahui dan sangat ingin terlibat secara langusng dalam event besar ini.
Dan yang masih saya sebenarnya ingin tingkatkan adalah jumlah peserta yang seharusnya bisa lebih besar lagi dari hanya sekedar kelas 4, 5, dan 6. Yang saya inginkan adalah keterlibatan seluruh siswa SDN Cihuni 1 dan 2 karena saya merasakan sendiri bagaimana atmosfer antusiasme ‘semua’ anak-anak tersebut. Jadi saya masih merasa bersalah sekali karena tidak mampu memperjuangakan agar mereka bisa ikut dalam program #ACTS tahun ini, padahal jika semua panitia inti ikut incharge menagani lobi dengan pihak SDN mereka pasti juga merasakan hal yang sama dengan saya. Dan saya yakin sebenarnya kami semua mampu menangani hingga lebih dari 600 peserta yang terlibat.

3. Lessons Learned
Hal terbesar yang saya pelajari adalah gunakanlah pelajaran yang sudah kita pelajari dari pengalaman terdahulu. Pelajaran ini saya dapatkan ketika menghadapi pihak sekolah baik SDN Cihuni 1 maupun SDN Cihuni 2. Padahal senior kami PR’07 sudah menjelaskan bahwa pihak SDN Cihuni lebih prefer kepada orang-orang pribumi untuk berkomunikasi secara intensif dengan mereka. Saat saya dan Didit incharge di SDN Cihuni 1, kami mendapat sambutan yang sangat hangat dari pihak sekolah baik oleh kepala sekolahnya Pak Anwar maupun para gurunya hingga siswa-siswinya. Namun perlakuan berbeda didapatkan oleh Andrew dan Albert yang incherge di Cihuni 2 yang seharusnya sudah lebih dekat dengan mahasiswa UMN karena tahun lalu pihak sekolah sudah dilibatkan dalam Road to UMN, mereka agak kurang welcome dengan kedatangan pihak UMN. Selidik punya selidik, ternyata memang benar bahwa warga daerah desa Cihuni masih agak rasis sesuai dengan [engalaman tahun lalu. Kesalahan tersebut segra kami perbaiki dengan mengubah strategi pendekatan terhadap pihak SDN Cihuni 2 yaitu saya dan Didit sebagai orang pribumi juga akhirnya incharge juga disana untuk melakukan lobi. Hasil yang cukup baik segera kami dapatkan setelah saya dan Didit juga melakukan komunikasi intensif dengan Pak Slamet selaku Kepala Sekolah Dasar CIhuni 2 sehingga program kami ini dapat diterima dengan baik dan sekolah juga bersedia untuk dilibatkan lagi dalam Road to UMN 2011. Setelah semua hubungan berjalan dengan baik, barulah kami melakukan riset mengenai apa saja yang sebenarkan dibutuhkan masing-masing sekolah. Dari sini juga saya belajar bahwa meng-entertain stakeholders sangat efektif untuk menggolkan sebuah program.
Untuk stakeholders internal juga saya mempelajari bahwa arogansi akan membawa image yang buruk. Hal ini tejadi ketika dalam briefing untuk para volunteer salah satu panitia inti menegaskan bahwa semua panitia tidak mendapatkan makan dan minum serta penghargaan lainnya seperti sertifikat ataupun souvenir yang menyebabkan semangat para volunteer menjadi down dan mengubah persepsi mereka bahwa sepertinya mereka yang butuh kita bukan kita yang butuh mereka. Sontak saja persepsi ini sampai ditelinga kami dan kami segera berusaha mencari solusi untuk meredam persepsi negative tersebut. Akhirnya kami melakukan beberapa inovasi untuk meeting management dalam briefing panitia selanjutnya yaitu dengan memberitahu bahwa program ini beruntung berhasil menggalang dana yang sangat besar sehingga para panitia bisa mendapatkan makan dan minum serta sertifikat. Merekapun bersyukur dan kembali semangat, terlihat ketika hari H dimana mereka sangat antusias untuk mengayomi anak-anak SDN Cihuni.
Selain volunteer, masalah yang kami hadapi yang juga menyangkut stakeholders internal adalah pandangan sinis dari para kritikus pasif (biasanya anak jurnal) yang salah mempersepsikan program #ACTS. Namun akhirnya kesinisan tersebut dapat segera kami redam dengan memberikan pengertian-pengertian mendalam tentang program #ACTS ini dan melibatkan secara langsung beberapa anak jurnalistik.
Lessons learned selanjutnya adalah jangan mempersiapkan segala sesuatu secara mendadak. Salah satu contohnya adalah saat Kaprodi Ilmu Komunikasi Ibu Bertha diminta untuk melukiskan ucapan terimakasih untuk SDN Cihuni di atas kanvas beliau salah menuliskan akronim #ACTS sehingga harus diulangi lagi. Lalu saat foto-foto bersama juga kurang dikoordinasikan sehingga terlalu banyak yang miss pada sesi tersebut.
Makanan juga cukup menjadi perhatian karena Hoka-Hoka Bento menyebabkan sakit perut pada beberapa anak SDN Cihuni karena mereka belum terbiasa memakan mayonnaise yang asam. Catatan yang sangat penting untuk kedepannya karena faktor makanan merupakan faktor krusial yang harus sagat diperhatikan karena apabila salah dalam penanganan akan mengakibatkan senjata makan tuan yang menjadikan image sebuah program menjadi buruk. Untungnya pihak sekolah tidak terlalu mempermasalahkan karena manfaat program ini jauh lebih besar dibanding mudaharat yang tidak sengaja ditimbulkan.

4. What’s Next?
Dalam tahap post-event, kami berencana untuk melakukan kegiatan lanjutan dengan menggunakan uang sisa yang jumlahnya masih sangat banyak. Kami akan memberikan sumbangan berupa alat-alat peraga untukmembatu kegiatan belajar mengajar di SDN Cihuni 1 dan 2, lalu merapikan sekolah mereka terutama pada fasiltas perpustakaan dengn menambahkan buku-buku bacaan. Beberapa dari kami juga diundang oleh SDN Cihuni 1 untuk dapat hadir dalam pembagian rapot sekaligus acara pelepasan untuk membantu memotivasi para lulusan-lulusan agar mau melanjutkan pendidikan mereka ke jenjang yang lebih tinggi lagi.
Pembubaran panitia juga akan kami lakukan mungkin setelah UAS atau ketika masuk kuliah kembali pada awa tahun ajaran baru untuk memberikan apresiasi tambahan baik kepada panitia inti, volunteer, hingga dosen-dosen yang terlibat dalam #ACTS agar mereka merasa berarti karena telah membantu menyukseskan program ini. Lalu memberikan plakat kepada dosen-dosen yang sudah menjadi pembicara di workshop guru, karena plakatnya baru saja saya ambil tadi siang.
Untuk para penerus, kami mahasiswa PR’08 berharap besar untuk junior-junior agar dapat melanjutkan program Road to UMN: Aware, Care to Share (#ACTS). Entah dengan konsep atau target yang diubah sedemikian rupa, tetapi tagline #ACTS ini bisa terus dipertahankan secara berkesinambungan dalam program-program CSR selanjutnya. Karena #ACTS merupakan key messages yang sangat kuat dan sudah sangat melekat dalam benak para stakeholders baik internal maupun eksternal sebagai semangat dan ‘pengingat’ setiap program CSR yang dijalankan oleh mahasiswa UMN. Sehingga nantinya #ACTS akan dikenal oleh masyarakat luas sebagai identitas dan diidentikkan dengan UMN yang concern akan kepedulian sosial melalui program CSRnya.

Penghargaan yang setinggi-tingginya juga kami berikan kepada Pak Dani selaku dosen CSR yang menjadi semangat bagi kami untuk menjalankan program ini, tanpa Anda mungkin #ACTS tidak akan pernah ada.

#ACTS!! Aware, Care to Share!!